Comment mettre en place un système de gestion des documents RH ?
Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous pouvez créer une stratégie documentaire opérationnelle qui vous fera gagner du temps et vous évitera des maux de tête en suivant les étapes suivantes :
Étape 1 : cartographier vos documents
Commencez par identifier tous les documents relatifs aux ressources humaines que votre entreprise collecte. Il s’agit des documents typiques nécessaires à la gestion des fonctions RH :
- documents de recrutement ;
- dossiers d’embauche ;
- contrats avec les employés ;
- les dossiers d’invalidité ;
- les documents médicaux et de santé ;
- les dossiers du personnel ;
- dossiers de paie ;
- dossiers de congé ;
- dossiers de sécurité et d’accident ;
- dossiers et ressources de formation.
Étape 2 : Définir les besoins d’accès
Pour chaque document RH que vous collectez ou créez, demandez-vous :
- Qui doit avoir accès à ce document ? Tous les employés ? Les superviseurs ? Le personnel RH ?
- Quand et à quelle fréquence sont-ils susceptibles d’en avoir besoin ?
- Comment peuvent-ils y avoir accès ?
Étape 3 : Identifier les exigences et les objectifs de conservation
Puis, vous devez attribuer des dates d’expiration et des déclencheurs à vos documents. Les déclencheurs sont des événements qui feraient démarrer l’horloge d’expiration d’un document.
Lorsque vous définissez les paramètres de conservation, voici quelques questions à prendre en compte :
- Quels documents devez-vous conserver en vertu de quelles lois ?
- Combien de temps devez-vous les conserver ?
- Quels événements déclencheraient l’archivage ou l’élimination d’un document ?
- Y a-t-il des raisons, telles que la responsabilité légale, de les conserver plus longtemps ?
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Étape 4 : Déterminer le niveau de sécurité
Un autre aspect que votre plan de gestion des documents doit englober est la sécurité. Voici quelques domaines à évaluer :
- Quel niveau de sécurité est nécessaire pour protéger ce document ?
- Les informations qu’il contient sont-elles protégées par la loi ? Les informations médicales et d’invalidité, par exemple, doivent être conservées séparément des dossiers des employés.
- Le document doit-il être éliminé de manière sécurisée ? Certains éléments doivent être déchiquetés, tandis que d’autres, comme les manuels de formation obsolètes, peuvent simplement être jetés.
Étape 5 : Établir un plan de stockage et d’archivage
Maintenant que vous avez rassemblé toutes ces informations pour chaque type de document, vous pouvez commencer à les regrouper pour créer des plans de stockage, d’accès, de flux de travail et d’archivage. Les étapes suivantes vous aideront à convertir vos données en un plan de travail :
- Papier vs numérique : déterminez les fichiers que vous conserverez en version papier et ceux que vous stockerez en version numérique ;
- groupez les documents par points d’accès pour comprendre la vue d’ensemble de l’accès et du flux dans votre entreprise ;
- considérez les exigences de sécurité.
Étape 6 : Utiliser un logiciel pour mettre en œuvre votre plan
Plusieurs de vos documents et dossiers peuvent déjà être gérés via un logiciel de paie ou un logiciel RH. Vous pouvez également envisager un logiciel de gestion de documents RH dédié pour automatiser la génération de documents, l’accès et les flux de travail.
